私は仕事をよくミスします。
例えば、たくさん仕事が降ってきて並列で仕事をします。
すると、終わったと思ったものが中途半端で手戻りする。。。
なんてことがしょっちゅうあります。
中堅社員になると上からの依頼と、後輩の相談を受けたりで
どんどん、仕事が溜まっていきますよね。
なんとかしなければと思い、仕事をミスしないコツを
いくつか考えてみましたのでご紹介します。
コツをつかめば、頭の中がすっきりして
ストレスなく仕事を進めると思います。
（以下、仕事のことを案件と呼んで説明します）
仕事をミスしないコツ【5つのポイント】
私が実践している仕事をミスしないコツは5つあります。
- 案件の棚卸
- 案件の因数分解
- 優先順位付け
- やっつける
- 優先順位の見直し
順番に説明します。
①案件の棚卸
まずは、今抱えている案件をすべてエクセル等に書き出します。
大きいものから、小さい物まですべて書き出します。
そうすることで全体に何件の案件がたまっているかが見える化できます。
すでに期限があるものは合わせて記述しておくと良いです。
私の場合は、エクセルで案件管理表を作成しております。
②案件の因数分解
次に、案件を小さい単位で因数分解していきます。
①で棚卸した案件を終わらせるために、何をすればすればよいか深掘り行きます。
私の場合は①を大項目として、因数分解したものを中分類としています。
| 大分類 | 中分類 |
| 〇〇資料作成 | 目的を考える |
| テーマ決め | |
| 材料を整理 | |
| ストーリーを考える | |
| 資料作成 | |
| 提出前確認 |
因数分解をすることで、案件ごとのボリュームが見えてきます。
一概には言えませんが一つの案件で行数が多いものは
ボリュームが大きいといえます。
③優先順位付け
次に、案件ごとに優先順位付けを行います。
どの案件がいつまでに終わらせる必要があるのかを確認し
優先順位を付けていきます。
| 優先 | 大分類 | 中分類 | 開始 | 終了 |
| 1 | 〇〇資料作成 | 目的を考える | 8/3 | 8/3 |
| テーマ決め | 8/4 | 8/4 | ||
| 材料を整理 | 8/5 | 8/6 | ||
| ストーリーを考える | 8/10 | 8/10 | ||
| 資料作成 | 8/11 | 8/13 | ||
| 提出前確認 | 8/14 | 8/14 |
すでにたくさんの案件を抱えている中で優先順位を付けていくのは
難しいと思いますが、初回は無理してでも依頼された方へ
相談して納期の調整を実施しましょう。
私の場合は納期調整ができず、同じ時期の納期がたくさんありました。
なので、初回は同僚へ協力していただき
まずは、手持ちの案件を減らす作業を行いました。
④やっつける
優先順位付けが完了したら、納期に向かってやっつけるだけです。
中分類を一つずつ終了させていくことで、案件が完了します。
私の場合はやっつけモードに入るときは、
頭にノイズが入らないように
メールやSkype、Teamsなどをすべて停止します。
難しいようであれば、応答不可や取り込み中にして
なるべく通知が目につかないようにします。
余計な情報が頭をよぎることで、思考が分散することを避けます。
⑤優先順位の見直し
ここまでご紹介した方法で実践していても
仕事がどんどん依頼されます。
その場合は、優先順位の付け直しを行います。
依頼された内容をいきなりOKするのではなく
内容を理解してどれくらいのボリュームで
どのくらい重要なのかを確認します。
そのあとに今やっている仕事・今後やるべき仕事を
見直しを行い、いつ頃に完了できるかを調整します。
案件の棚卸しや因数分解をしていることで
依頼された内容の納期調整が行いやすくなります。
私の場合は案件管理表を見せてこれだけ案件があるので
いついつまで待ってくださいと調整しました。
以上となります。
今までは、並列で案件をこなしていたことで細かいミスや
見落としがかなり多かったですが
やるべきとをシンプルにすることで、集中することができ
改善できていることを実感しております。
また、私とは少し違った視点で書かれている
最近面白いなと思った本を読んだのでご紹介です。
納期ギリギリで仕事を終わらせない方法です。
元Microsoftの方です。すごく参考になりました。
興味があればぜひ読んでみてください。
仕事の環境によっては適用できない場合が
あると思いますが、実践すると必ず成果がついてくるので
ぜひ参考にしてみてください。